La validez de la factura de papel como de la factura electrónica es exactamente la misma. La transmisión de estas facturas y de los documentos, que se envían entre el emisor y el receptor, se hace mediante los ficheros informáticos, y los medios telemáticos, (de un ordenador a otro), y mediante una firma electrónica reconocida, siendo estos los tres puntos clave de la factura electrónica. Primero, el uso de los medios electrónicos, los cuales consisten en ficheros informáticos que incluyen la factura y la firma electrónica. Segundo, los medios informáticos que permiten la emisión y recepción de estas facturas electrónicas de un ordenador a otro, y en tercer lugar, la firma electrónica reconocida, que es la base de la seguridad de la factura y de su contenido. Los pasos para la elaboración y proceso de una factura electrónica son los siguientes, y en base a todas las facturas electrónicas legales:

Primero tendríamos la emisión, que como podrás imaginar la efectúa el emisor. Como un correo ordinario, el emisor hace un consentimiento, ya sea escrito o verbal, y el cual transmite de un ordenador a otro la factura electrónica, de manera digital y en el cual almacena en el disco o base de datos. Después tendríamos la recepción, llevado a cabo el receptor, y en el cual recibe la factura en formato digital. Cuando la recibe, deberá verificar la firma electrónica del emisor, y una vez hecho esto, almacenara la factura con su correspondiente firma, en su formato original, y en el cual lo podrá utilizar para la posterior gestión contable. En resumen, una factura electrónica es un documento tributario el cual esta generado por medios informáticos en un formato electrónico.

Este reemplaza o sustituye al documento original del papel, aunque conserva la misma validez en cuantos aspectos legales o administrativos. La factura electrónica posee unas condiciones en seguridad, que las de papel no tienen. La funcionalidad de la factura electrónica frente al papel, es que la transmisión de esta del emisor al receptor es a través de medios telemáticos. Si hablamos en lenguaje informático, la factura electrónica es un fichero en el cual contiene toda exigencia legal que se le exige a cualquier factura, y en el cual se puede transmitir desde su remitente a su destinatario por los medios telemáticos, es decir, de un ordenador a otro, sin los gastos clásicos de papel, tinta o cualquier método “antiguo”, y en el cual poseen un suplemento de seguridad en la documentación emitida informáticamente.

Muchas empresas y pymes ya comienzan a emplear esta facturación electrónica, que no es otra que el facturar utilizando las facturas electrónicas. De esta manera, podríamos determinar  que la factura electrónica, la factura telemática y la factura digital, son equivalentes entre sí. También podrían existir otros términos análogos. En el lenguaje legal, se `podría decir con frecuencia la expresión: “la remisión de facturas por medios electrónicos”.

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